Muitos/as gestores/as e profissionais de treinamento e capacitação têm dificuldade para conseguir realizar reuniões produtivas e que tenham um bom potencial de engajamento das equipes.

Não é raro que os times fiquem dispersos durante reuniões, mas existem maneiras de realizar encontros realmente produtivos. Veja algumas dicas importantes!

O que é produtividade? 

O conceito de produtividade está relacionado a dois fatores principais: qualidade e tempo. Ou seja, a qualidade da execução de uma atividade e o tempo que ela demanda para ser realizada. 

Quando alcançamos uma equação perfeita entre tempo e qualidade, chegamos ao nível de produtividade esperado para o sucesso de uma empresa. 

Nas reuniões, é importante deixar claro para as equipes o objetivo do encontro e enfatizar que essas oportunidades são essenciais para o crescimento da empresa e para o aprimoramento de processos. 

Reunião não é tempo desperdiçado. Pelo contrário, é um momento de integração, geração de insights e compartilhamento de experiências. 

É preciso que os times entendam que participar das reuniões não é mera formalidade, mas sim uma chance de ter um tempo precioso e de qualidade para a obtenção de conhecimento e para a troca de informações sobre os processos da empresa. 

Reuniões mais curtas, objetivas e focadas 

Encontros produtivos são aqueles mais curtos, objetivos e focados. É importante ter um objetivo específico para realizar uma reunião, e a equipe deve ser avisada previamente sobre os tópicos que serão discutidos na oportunidade. 

No dia da reunião, a sala precisa estar organizada e o conteúdo preparado, inclusive com recursos visuais que prendam a atenção do time. Neste contexto, vale dizer que slides e apresentações devem ser feitos com mais imagens e frases curtas, já que grandes blocos de textos são difíceis e cansativos de ler. 

Outra dica importante é otimizar o tempo de duração da reunião. O ideal é que cada encontro dure entre 15 e 40 minutos, no máximo. Caso o tópico a ser apresentado seja extenso, a recomendação é agendar mais de um encontro para discuti-lo por partes. 

Reuniões produtivas também precisam ser realizadas em um ambiente livre de distrações. Os/as gestores/as podem, por exemplo, pedir que os/as colaboradores/as deixem seus celulares em suas mesas. 

Encontros interativos geram mais engajamento. Então, é importante fazer perguntas aos/as colaboradores/as e estimular a participação de todos/as durante a reunião.  

Dicas de como fazer reuniões mais produtivas 

Existem algumas metodologias que tornam as reuniões mais produtivas. Veja algumas dicas: 

• Faça reuniões com propósito; 
• Envie uma pauta da reunião para os/as colaboradores/as;
• Faça um planejamento da reunião e apresente relatórios, métricas e dados de desempenho; 
• Estimule a participação e a contribuição das equipes;
• Escolha bem os/as participantes da reunião (nem todo mundo precisa estar presente);
• Aborde temas motivacionais;
• Apresente resultados conquistados com reuniões anteriores. 

Preferencialmente, toda reunião realizada deve ter uma ata, onde serão anotadas as decisões tomadas em equipe, os pontos que foram discutidos e as metas da empresa. 

Por fim, uma dica valiosa: a reunião precisa ter um horário para começar e para acabar. Não prolongue os encontros. Isso vai ajudar os/as colaboradores/as a ficarem focados/as. Gostou do conteúdo? Continue acompanhando nosso blog!